Lập kế hoạch mua hàng là một việc có ý nghĩa quan trọng giúp hoạt động lưu thông hàng hóa được tổ chức và kiểm soát kịp thời, thường xuyên trong doanh nghiệp. Dựa vào bản kế hoạch mua hàng mà doanh nghiệp có thể đảm bảo được hàng hóa phù hợp về nhu cầu, số lượng, chất lượng, giá cả, … Hãy cùng IncomSoft tìm hiểu các bước lập kế hoạch mua hàng nhanh chóng và hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
1. Đôi nét về kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng hay còn được gọi là kế hoạch quản lý mua hàng, là một tài liệu được sử dụng để chỉ đạo quá trình lựa chọn và tìm kiếm nhà cung cấp. Mục tiêu của bảng kế hoạch mua hàng là nâng cao tính minh bạch và hiệu quả của quy trình mua hàng cho doanh nghiệp.
Bảng kế hoạch mua hàng sẽ giải thích lý do vì sao cần sử dụng một nhà cung cấp bên ngoài, các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, mô tả quá trình tìm kiếm và giám sát nhà cung cấp,… Kế hoạch mua hàng cũng bao gồm các loại hợp đồng sẽ được sử dụng, điều khoản giao hàng, số liệu được sử dụng để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và quy trình mua hàng sẽ bắt đầu như thế nào.
Lập kế hoạch mua hàng là quá trình tổng hợp và xác định các yêu cầu cũng như khung thời gian cho việc mua hàng của doanh nghiệp để đảm bảo các mặt hàng hoặc dịch vụ được mua ở tình trạng tốt và đáp ứng ngay khi được yêu cầu.
Lập kế hoạch mua hàng là hoạt động cần thiết đối với doanh nghiệp
Chính vì vậy, thực hiện tốt việc lên kế hoạch mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có thể:
- Tổng hợp các yêu cầu về hàng hóa của doanh nghiệp bất cứ khi nào, từ đó xác định được nhu cầu thường xuyên của doanh nghiệp
- Tiết kiệm và linh hoạt chi phí để mua các nguồn cung cấp cần thiết cho hoạt động liên tục của công ty
- Tích hợp chương trình chi tiêu với kế hoạch mua sắm
- Tránh việc chia nhỏ hoạt động mua hàng, mua sắm tự phát gây lãng phí ngân sách
- Đảm bảo được tiến độ mua hàng theo đúng thời gian và số lượng
2. Các bước thực hiện bảng kế hoạch mua hàng
2.1. Xác định mục tiêu
Đầu tiên, quản lý thu mua phải xác định nhu cầu của công ty về hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi tất cả các nhu cầu đã được xác định, cần tiến hành nghiên cứu sâu rộng để xác định số lượng, yêu cầu sản xuất, chi phí lý tưởng,…Đội ngũ quản lý cũng cần xác định rõ ràng:
- Bộ phận nào cần mặt hàng này?
- Mục này sẽ được sử dụng để làm gì?
- Mục này có cần thiết để hoàn thành dự án không? …
Nếu mặt hàng đó hợp lý, đội ngũ thu mua sẽ bắt đầu thiết lập lịch trình mua hàng nhằm hạn chế lượng hàng tồn kho dư thừa để giảm thiểu chi phí lưu kho và tận dụng bất kỳ chiết khấu theo mùa nào của nhà cung cấp. Lịch trình cũng phải đáp ứng ngày đáo hạn của công ty và cho phép có đủ thời gian để giao hàng cho khách hàng.
2.2. Xây dựng đội ngũ, chính sách mua hàng
Xây dựng đội ngũ
Trong bản kế hoạch mua hàng, bạn cần xây dựng cho đội ngũ thu mua của mình các công việc phù hợp nhất. Mỗi nhân sự sẽ phụ trách một nhiệm vụ khác nhau như tổng hợp số lượng hàng hóa được yêu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, tạo yêu cầu báo giá, …
Việc này sẽ giúp các thành viên trong đội ngũ thu mua của bạn biết được các công việc mình cần phải làm là gì, thực hiện thư thế nào để có thể đạt được các yêu cầu mà bạn đề ra.
Vai trò nhân sự phụ trách nên thể hiện rõ trong kế hoạch mua hàng
Chính sách mua hàng
Tùy thuộc vào nhu cầu sản phẩm / dịch vụ của công ty mà doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể thỏa thuận các điều khoản và điều kiện mua hàng khác nhau. Doanh nghiệp có thể xem xét các yếu tố sau để lên chính sách mua hàng phù hợp:
- Đơn đặt hàng: Thường được sử dụng để mua hàng hóa hữu hình
- Giá cố định: Giá được ấn định chắc chắn cho hàng hóa hoặc dịch vụ sau khi thương lượng
- Giá cố định cộng với ưu đãi: Giá được ấn định và có thêm những ưu đãi / chiết khấu cho phí giao hàng hoặc khi đơn hàng thực hiện nhanh hơn
- Giá cố định có điều chỉnh kinh tế: Đối với các dự án dài hạn, giá gốc có thể được điều chỉnh theo tốc độ tăng trưởng hoặc suy giảm kinh tế
- Thời gian và Vật liệu: Thường được sử dụng cho các dịch vụ mà doanh nghiệp bổ sung chi phí vật liệu để lắp đặt và tiền lương theo giờ của người lao động
- Hoàn trả chi phí: Giá cố định, nhưng hoàn trả cho các chi phí không thể dự báo trước, chẳng hạn như nhân công hoặc vật liệu bổ sung
2.3. Chiến lược triển khai
Đánh giá nhà cung cấp là hoạt động đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại cũng như lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng. Đây là một khâu quan trọng trong lập kế hoạch mua hàng, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có chuỗi cung ứng dài, phụ thuộc vào nhiều nhà cung cấp.
Một số chỉ tiêu để đánh giá nhà cung cấp như:
- Sự uy tín của nhà cung cấp
- Chất lượng của sản phẩm / dịch vụ
- Tiến độ giao hàng sản phẩm / dịch vụ
- Giá cả, chính sách và phương thức thanh toán
- Dịch vụ chắm sóc khách hàng
- Tính bền vững và lâu dài
- Sự ổn định về mặt tài chính
Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp trong bài viết:
Chu kỳ tìm kiếm nhà cung cấp
Ngoài ra, để bản kế hoạch mua hàng được chi tiết hơn, cần xem xét thêm các yếu tố khác như:
- Quản lý tồn kho: Theo dõi và kiểm soát hàng hoá từ khi mua đến khi bán trong các khâu đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng. Hoạt động này đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ số lượng của mặt hàng phù hợp vào đúng thời điểm
- Leadtime: Là chỉ số xác định khả năng đáp ứng của nhà cung cấp. Có thể là khoảng thời gian mà nhà cung cấp hứa sẽ thực hiện giao hàng hoàn tất từ khi đặt hàng. Hoặc là số ngày làm việc từ khi đặt hàng đến khi sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng để nhà cung cấp giao hàng
- Đánh giá hoạt động nhà cung cấp: Đánh giá các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa, dịch vụ có đảm bảo hay không…
2.4. Thời gian và chi phí mua hàng
Ở bước này, kế hoạch mua hàng cần mô tả quy trình mua sắm nên bắt đầu, khi nào cần hoàn thành và liệt kê các dấu mốc quan trọng như: ngày giao hàng, thời điểm cần có hàng, … Việc này giúp đội ngũ thu mua có thể hiểu rõ hơn thời gian mà họ cần thực hiện nhiệm vụ, để đảm bảo thực hiện dự án kịp thời, tránh ngừng trệ.
Bên cạnh đó, bản kế hoạch mua hàng cần dự phòng trước các khoản chi phí và phương thức thanh toán khác nhau sẽ được sử dụng trong quá trình mua hàng. Nếu các khoản thanh toán được thực hiện định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng hoặc hàng năm, thì các điều khoản cho các khoản thanh toán này phải được nêu chi tiết để đảm bảo rằng không có xung đột giữa công ty và nhà cung cấp.
2.5. Quản trị rủi ro
Bảng kế hoạch mua hàng cũng giúp các doanh nghiệp xác định được chiến lược giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra khi giao dịch với các nhà cung cấp.
Quản lý rủi ro hiệu quả khi xem xét toàn diện các rủi ro tiềm ẩn và nội bộ.
- Các vấn đề tiềm ẩn là bất kỳ lỗi bên ngoài nào có thể gây ra sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng. Điều này có thể bao gồm sự chậm trễ trong vận chuyển, sự cố máy móc, chất lượng dưới mức trung bình hoặc xung đột giữa công ty và nhà cung cấp.
- Các vấn đề nội bộ, chẳng hạn như hạn chế về ngân sách hoặc kỳ vọng sản phẩm không thực tế, cũng có thể gây nguy hiểm cho việc thực hiện đơn hàng
Để xác định các rủi ro có thể gặp, doanh nghiệp cần làm rõ các vấn đề sau:
- Xác định những gì có thể xảy ra gây ảnh hưởng bất lợi đến mục tiêu của việc mua hàng
- Những rủi ro xuất hiện như thế nào và chúng sẽ tác động như thế nào đến việc mua hàng
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Các rủi ro cần được đánh giá về khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng, sau đó nên được phân loại để xác định tầm quan trọng của chúng và để xác định những rủi ro cần được quản lý
- Quản lý rủi ro: Những rủi ro đáng kể có thể được quản lý bằng cách thực hiện các hành động phòng ngừa hoặc phát triển các kế hoạch dự phòng.
- Theo dõi và xem xét các rủi ro xuyên suốt dự án.
- Thông báo cho nội bộ và các bên liên quan khác trong suốt quá trình mua hàng
Quản trị rủi ro là bước quan trọng trong lập kế hoạch mua hàng
Dưới đây, IncomSoft xin liệt kê một số rủi ro trong hoạt động mua hàng mà doanh nghiệp có thể gặp phải:
- Thiếu hiểu biết về nhu cầu
- Hiểu sai nhu cầu
- Không đủ kinh phí
- Khung thời gian không thực tế
- Sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp
- Thiếu công bằng khi lựa chọn nhà cung cấp
- Yêu cầu mua hàng không đủ chi tiết
- Thiếu nhà cung cấp tiềm năng
- Lựa chọn phương pháp không phù hợp
- Nhà cung cấp không chấp nhận / không thỏa mãn các điều kiện
…
2.6. Công cụ hỗ trợ
Để lập một kế hoạch mua hàng, bạn cần phải có tất cả thông tin chi tiết bao gồm các nhà cung cấp được chọn để mua sắm, ngân sách được phân bổ và các hợp đồng được sử dụng cho việc mua sắm,…
Và để thực hiện điều này thuận tiện hơn, các doanh nghiệp thường nhờ đến sự trợ giúp của công cụ hỗ trợ như phần mềm quản trị mua hàng. Các phần mềm mua hàng cho phép doanh nghiệp phép kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động mua hàng, giảm thiểu được sai sót, tránh lãng phí ngân sách. Đây là một công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, nhất là trong thời đại công nghệ 4.0 trợ giúp các nhà quản lý lập kế hoạch mua hàng hiệu quả nhất.
3. Tổng kết
Trong giới hạn của bài viết, IncomSoft đã giới thiệu các bước cơ bản nhất trong lập kế hoạch mua hàng để doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng vào thực tế.
Để lên được một bản kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các nguồn dữ liệu khổng lồ, đa dạng và thay đổi liên tục. Việc xử lý dữ liệu hiệu quả là một thách thức vô cùng lớn. Nếu doanh nghiệp nhập liệu thủ công, vừa mất thời gian vừa dễ gây ra lỗi, làm lệch báo cáo và ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định. Trong thời đại công nghệ 4.0, hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa chọn sự trợ giúp của công nghệ, các phần mềm, ứng dụng quản trị mua hàng.
IncomSoft mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và quản lý, lập kế hoạch mua hàng chính xác và hiệu quả:
- Quản lý danh mục các sản phẩm cần mua trực tuyến: Đơn giản, tiện lợi trong việc khởi tạo và đồng bộ thông tin dữ liệu giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Từ đó, hạn chế đến 99,9% sai sót thông tin trong quá trình chế nhập liệu
- Quản lý báo giá trực tuyến: Mở rộng cơ hội nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp uy tín trên hệ thống. Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình xét duyệt báo giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Quản lý đơn mua hàng trực tuyến: Hệ thống thông báo đa kênh tức thời giúp doanh nghiệp và nhà cung cập nhật thông tin và trạng thái xử lý đơn hàng theo thời gian thực. Doanh nghiệp tương tác với nhà cung cấp trực tuyến, nhanh chóng trong quá trình xử lý đơn hàng nhằm đảm bảo đơn hàng được giao / nhận đúng, đủ, kịp thời
- Hệ thống báo cáo và phân tích mua hàng: Giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động mua hàng, tình trạng hợp tác với nhà cung cấp và hiệu suất của đội ngũ nhân viên. Doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh kế hoạch chi tiêu, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp nhằm tối ưu hóa chi phí mua sắm, góp phần nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nguồn: ATALINK.COM
