Tổng quan về Module "Bảo hành & Bảo trì - Mantainance": là module số 8 trong hệ thống 10 module của giải pháp phần mềm Quản trị doanh nghiệp incomSoft ERP.
8.1/ Hiện trạng tại Doanh nghiệp:
- Với các doanh nghiệp chuyên về máy móc thiết bị, hoạt động liên quan đến kỹ thuật rất nhiều => đội ngũ nhân sự kỹ thuật thường chiếm 50% số lượng nhân sự trong công ty
- Các loại hình doanh nghiệp: thiết bị công nghiệp, máy in, máy khí nén, máy phát điện, máy đóng gói, dây chuyền sản xuất, thiết bị y tế, thiết bị điện, biến tầng biến áp, các thiết bị sơ cấp, đến thứ cấp trong dây chuyền sản xuất, …
- Các hoạt động/công việc: test máy, soạn máy, lắp ráp, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, bảo trì, sửa chửa, thay mực, thay dung môi, thay nhớt, thay lọc, …
- Các vấn đề thường phát sinh như:
- Các thiết bị nhập về không đạt chất lượng, không vận hành được
- Khi đi lắp ráp thiết bị cho khách hàng, thiếu phụ tùng, thiếu dụng cụ, phải quay về lấy, hoặc chờ gởi máy bay, gởi xe mang ra
- Lắp ráp không đúng theo quy chuẩn, khâu vận hành bị hư hỏng, phải đi bảo hành, bảo trì nhiều lần
- Hướng dẫn sử dụng không đầy đủ, khậu vận hành bị hư hỏng, phải đi bảo hành, bảo trì nhiều lần
- Đi bảo hành bảo trì, phát sinh thêm lỗi, máy chưa hư, bảo hành xong lỗi xuất hiện
- Lỗi đúng ra xử lý trong 2h thì kỹ thuật mất đến 3h hoặc cả ½ ngày
- Hẹn gặp khách hàng đi không đúng giờ khách hàng chờ đợi, …
- Khách hàng gọi điện, email báo lỗi, hoặc nhờ hướng dẫn sử dụng, … Công ty tiếp nhận, xử lý chậm trễ, hoặc 1 vấn đề nhiều người xử lý khác nhau, … Cùng 1 vấn đề khách hàng phải nói lại nhiều lần, mất thời gian mà không được việc
- Khách hàng yêu cầu bảo hành, bảo trì … hoặc yêu cầu sữa lỗi các thiết bị không phải công ty mình cung cấp, hoặc khách hàng tự ý sử dụng nguyên liệu, phụ tùng bên ngoài (không chính hãng) dẫn đến máy hư,… Công ty không phát hiện ra.
- ….
- Tổng quan - Quy trình nghiệp vụ - Quản lý hoạt động HelpDesk/Xử lý yêu cầu khách hàng/ Sửa chữa/Bảo Hành/ Bảo Trì(Repairs)
- Tổng quan hoạt động phối hợp xử lý yêu cầu Helpdesk giữa 3 bộ phận: CSKH, Admin kỹ thuật, Kỹ thuật
.png)
8.2/ Giải pháp incomSoft giúp số hóa, xây dựng các chỉ số KPI & Tổ chức hoạt động kỹ thuật: Hậu cần, Lắp đặt, Bảo trì/Sửa chữa
-
- Công tác quản lý thiết bị: Kê khai các loại thiết bị, hồ sơ thiết bị đích danh. Giám sát lịch sử thiết bị, bảo hành, bảo trì.
- Theo dõi thời gian bảo hành của thiết bị (thời gian bảo hành của khách hàng và thời gian bảo hành của nhà cung cấp)
- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kỹ thuật thông qua các “CASE” cho từng Seri thiết bị. Tác vụ làm việc hàng ngày với khách hàng, có bao gồm việc thống kê đánh giá chất lượng và thời gian xử lý của từng “CASE”.
- Đánh giá mức độ vận hành và khai thác của từng loại thiết bị, ghi nhận thời gian vận hành và mức độ vận hành, ghi nhận thống kê đánh giá các sự cố liên quan của thiết bị.
- Thống kê số km lưu thông theo khách hàng của kỹ thuật.
- Thống kê tổng thời gian xử lý Case của nhân viên kỹ thuật theo ngày, tuần, tháng…,
- Báo cáo chi tiết Tasks thực hiện theo Kỹ Thuật
- Báo cáo tổng hợp xử lý Case
- Báo cáo tổng hợp xử lý Tasks
8.3/ Thông qua hệ thống phần mềm incomSoft, giúp Doanh nghiệp đạt được 4 việc:
-
- Khi chưa áp dụng phần mềm
- Doanh nghiệp sử dung excel để lưu trữ, quản lý hoạt động helpdesk, kỹ thuật, …
- (1) Phần mềm hỗ trợ TỰ ĐỘNG HÓA
- Công việc kiểm tra xử lý số liệu bằng Tay hiện tại
- Tính toán và thực hiện báo cáo tự động thay vì bằng tay như hiện tại
- Sử dụng lại dữ liệu phát sinh từ người khác, Không phải nhập liệu > 2 lần
- Cảnh báo các công việc “Xuất hiện” cần hoàn tất
- Thiết bị mới phát sinh
- Task mới phát sinh
- Case/task Open cần đóng
- (2) Chia sẻ dữ liệu cho các bộ phận liên quan, Không cần phải hỏi và chờ Admin kỹ thuật cung cấp như hiện tại (Hãy hỏi phần mềm incomSoft đừng hỏi em)
- Tổ chức công việc theo chiều Dọc (Trong cùng 1 bộ phận)
- Nhưng cảnh báo công việc liên đới, dữ liệu liên đới theo chiều Ngang (Giữa các bộ phận với nhau)
- (3) Phục vụ Cấp quản lý (Phó Phòng, Trưởng Phòng)
- Chức năng Truy vấn/Soi Xét tổng thể (Theo chiều ngang – tổng hợp)
- Chức năng Truy vấn /Soi Xét – Theo chiều Dọc
- (4) Xây dựng các bài học kinh nghiệm xử lý lỗi, chia sẻ và phần mềm tự động CHỈ DẪN cho nhân viên kỹ thuật tham khảo, khi họ gõ mã lỗi vào hoặc họ gõ triệu chứng (bệnh)
- Khi chưa áp dụng phần mềm
