4/ Module "Mua hàng" - Purchasing

Tổng quan về Module "Mua hàng – Purchasing": là module số 4 trong hệ thống 10 module của giải pháp phần mềm Quản trị doanh nghiệp incomSoft ERP.

 

 

Mua hàng là một khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần không nhỏ trong việc quyết định giá bán, ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất và lưu thông hàng hóa của doanh nghiệp nếu không cung cấp đủ nguyên vật liệu và đúng thời điểm.

Sản phẩm, nguyên liệu mua về góp phần quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra, hoạt động bảo hành bảo trì, hậu mãi, .v.v…

 

4.1/ Ứng dụng giải pháp phần mềm incomSoft vào việc quản lý mua hàng:

Giúp người dùng quản lý quá trình mua hàng của doanh nghiệp từ lúc lập đơn hàng, nhận hàng, nhận hóa đơn, nhập kho, trả hàng, v.v..

Giúp người dùng kiểm soát được các hoạt động sau:

- Mua của ai? Mua cái gì? Giá bao nhiêu? Bán lúc nào?

- Lịch sử giá mua

- Lập Yêu cầu mua hàng

- Duyệt yêu cầu mua hàng: cho phép định nghĩa nhiều cấp duyệt.
- Lập và in yêu cầu báo giá để gởi đến các nhà cung cấp.
- Nhập các báo giá của nhà cung cấp : mỗi nhà cung cấp có thể thiết lập nhiều đơn giá tùy thuộc vào điều kiện về số lượng hay số ngày giao hàng.
- Ghi nhận lại một số thông tin của các nhà cung ứng đối với mỗi mặt hàng: mức độ ưu tiên, số lượng đặt hàng tối thiểu, đơn giá, số ngày giao hàng, v.v.
- Nghiệp vụ đánh giá nhà cung cấp theo các chỉ tiêu. Thiết lập mức độ ưu tiên.
- So sánh các nhà cung ứng dựa theo mức độ ưu tiên, theo giá, theo chỉ tiêu đánh giá, v.v.

- Quản lý đơn hàng mua. Cho phép điều chỉnh đơn hàng khi đang thực hiện.

- Hỗ trợ các hình thức mua hàng: mua nội địa, mua nhập khẩu, mua nhập khẩu ủy thác.
- Xử lý các loại thuế phát sinh: thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập cá nhân, phí lệ phí xăng dầu, v.v.
- Xử lý phân bổ chi phí mua hàng linh hoạt: theo giá trị, theo số lượng, hay trực tiếp phân bổ.
- Hỗ trợ bảng giá hàng mua.
- Hỗ trợ nghiệp vụ trả hàng hay giảm giá sau khi mua. Lập hóa đơn điều chỉnh.
- Báo cáo theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, đơn hàng, tình hình nhận hàng, nhận hóa đơn.
- Báo cáo Phân tích doanh số mua, phân tích chi phí mua hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: nhà cung cấp, nhóm khách hàng, sản phẩm, nhóm sản phầm, v.v.

 

4.2/ Số hóa hoạt động “Mua hàng” sẽ được thực hiện như thế nào? Quy trình xử lý, liên kết số liệu ra làm sao?

Chúng ta xem xét hoạt động ở hai hình thức:

+ Thực hiện thủ công

+ Thực hiện trên giải pháp phần mềm incomSoft

• a/ Thực hiện thủ công
  • Các chứng từ phát sinh
  • • Lập bảng kê/tờ trình mua hàng
    • Phiếu yêu cầu mua hàng

  • Phiếu đề nghị mua hàng

    • Phiếu mua hàng/đơn hàng mua
    • Phiếu nhập kho
    • Phiếu chi tiền

        = > Copy và làm thủ công các chứng từ này

• b/ Thực hiện trên giải pháp phần mềm incomSoft 

         = > Giảm thiểu các thủ tục hành chính

• • Nhân viên login vào phần mềm tạo phiếu đề nghị mua hàng
  • Các chừng từ còn lại (Đơn hàng mua, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, biên bản kiểm tra chất lượng …) tự động phát sinh theo

Quản lý mua hàng còn được kết nối các phòng ban khác trong công ty nhằm tăng khả năng tác nghiệp cho bộ phận kinh doanh như: bộ phận kho, kế toán, sản xuất để có thể kiểm tra hàng tồn, kiểm tra công nợ, lên kế hoạch sản xuất, .v.v..