10/ Module "Nhân sự - Tiền lương" - HR

Tổng quan về Module “Nhân sự - Tiền lương (HR)”: là module số 10 trong hệ thống 10 module của giải pháp phần mềm Quản trị doanh nghiệp incomSoft ERP.

 

 

• Đối với Doanh nghiệp Doanh nghiệp, với nhân sự <30 Người, Nghiệp vụ liên quan đến công tác Nhân sự - Tiền lương không nhiều
  • Doanh nghiệp đang sử dụng Microsoft Excel thực hiện việc này
  • Thật sự không cần ứng dụng phần mềm chuyên dụng HRM cho công tác này

• Với Doanh nghiệp lớn >100 Nhân sự, đặc biệt khối doanh nghiệp sản xuất, hoặc chuỗi cửa hàng có vài trăm nhân viên đến vài ngàn nhân viên, công tác nhân sự rất phức tạp, cốt lõi trong công tác nhân sự
  • Không sợ khổ, không sợ thiếu è Chỉ sợ không công bằng
  • Mọi thứ phải Minh bạch – Công bằng

• Hoạt động Nhân sự - Tiền lương đầy đủ sẽ bao gồm các việc sau
  • Quản lý hồ sơ nhân sự
  • Quản lý hợp đồng lao động
  • Quản lý bảo hiểm
  • Quản lý KPIs
  • Quản lý chấm công và quản lý phép
  • Quản lý tính lương
  • Quản lý các quyết định, biên bản, liên quan đến nhân sự
  • Quản lý đào tạo
  • Quản lý tuyển dụng

• Quản lý hồ sơ nhân sự
  • Việc quản lý thông tin nhân sự, hồ sơ nhân sự giúp cho lãnh đạo không chỉ nắm được thông tin nhân viên mà còn hiểu được năng lực, quá trình học tập, công tác, tiểu sử bản thân, thành tích khen thưởng của toàn nhân viên trong công ty …
  • Các thông tin nhân sự bao gồm
    • Thông tin nhân thân: Họ tên, nguyên quán, nơi sinh, số CMND, điện thoại, email, quan hệ gia đình…của nhân viên.
    • Đào tạo: Quản lý quá trình đào tạo của người lao động để biết được kinh nghiệm, chuyên môn để có thể đánh giá và bổ nhiệm nhân viên ở vị trí phù hợp. Và quản lý các khóa đào tạo mà nhân viên đã tham gia tại công ty để doanh nghiệp có cơ sở để xem xét các điều khoản ràng buộc giải quyết khi nhân viên thôi việc.
    • Bằng cấp: Dùng quản lý trình độ văn hóa, chuyên môn, học vấn, vi tính, ngoại ngữ của người lao động.
    • Chính trị – xã hội: Khai báo các thông tin Đảng, Đoàn, Công Đoàn, các tổ chức khác…của người lao động, hỗ trợ trích các khoản thu trong bảng lương hàng tháng.
    • Công tác: Dùng để quản lý thông tin kinh nghiệm của nhân viên trước khi làm việc tại đơn vị và thông tin quá trình công tác tại đơn vị
    • Khen thưởng – kỷ luật: Dùng để quản lý thông tin khen thưởng, kỷ luật của người lao động tại đơn vị, hỗ trợ thống kê khi có nhu cầu.
    • BHXH – BHYT: Dùng quản lý quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động trong quá trình làm việc, hỗ trợ tính các mức phụ cấp, quyền lợi hưởng BHXH khi có quyết định nghỉ hưu, thôi việc. Đặc biệt, hệ thống cập nhật tự động quá trình tham gia BHXH của người lao động khi D02 được lập trên hệ thống.
    • Thông tin hợp đồng lao động: Hỗ trợ xem các hợp đồng đã ký với người lao động hoặc tạo hợp đồng mới cho người lao động
    • .v.v.

• Quản lý hợp đồng lao động
  • Xét trường hợp công ty có số lượng nhân sự, công nhân lên đến hàng trăm, hàng nghìn người, việc quản lý hợp đồng sẽ rất phức tạp, sẽ có nhiều loại hợp đồng như: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức, hợp đồng thời vụ, phụ lục hợp đồng… Và nhiều nghiệp vụ liên quan đến hợp đồng

• Quản lý bảo hiểm
  • Công việc quan trọng trong quản lý nhân sự là quản lý bảo hiểm. quản lý giám sát thực hiện các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên hay các chế độ phụ cấp, trợ cấp hàng tháng, các chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động khi nghỉ việc, tăng lương hay điều chuyển
  • Danh sách lao động người lao động được đề nghị cấp thể BHXH, thẻ BHYT, Danh sách lao động đã tham gia BHXH, BHYT,
  • …

• Quản lý KPIs
  • KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
  • Mỗi bộ phận/vị trí công việc sẽ có các chỉ số KPI khác nhau
  • Chỉ số KPI nên được xây dựng theo hướng nó là các chỉ số trong tiến trình làm việc của nhân viên, giúp họ nhận biết được những công việc nào chưa thực hiện, những công việc dở dang, những công việc cần phải làm trước, … cần phải thực hiện, … từ đây mới có cơ sở hoàn thành công việc được giao
  • Ví dụ:
    • NV Kinh doanh có chỉ tiêu KPI là 2 hợp đồng/Tháng
    • Các chỉ số tiến trình làm việc của họ kèm theo là
      • Mỗi ngày gọi điện bán hàng 40 cuộc
      • Mỗi tuần đi gặp 4 khách hàng
      • Mỗi tháng đi gặp 12 khách hàng
      • Mỗi tháng viết 2 bài viết lên Facebook, diễn đàn
      • …

• Quản lý chấm công và quản lý phép
  • Quản lý chấm công
    • Quản lý chi tiết thời gian làm việc, thời gian nghỉ của nhân viên.
    • Khai báo linh hoạt các ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ định kỳ hàng tuần.
    • Quản lý ca làm việc đến từng chi tiết ca, công làm việc, theo dõi đi muộn/về sớm.
    • Dữ liệu chấm công được lấy từ máy chấm công hoặc chấm công bằng tay.
    • Tính công tự động, chính xác và kịp thời.
    • Tự động chuyển dữ liệu công sang phân hệ tính lương.
    • Lên các báo cáo đi muộn/về sớm, báo cáo phân tích chi tiết và tổng hợp giờ công nhân viên.
  • Quản lý nghỉ phép
    • Quản lý chi tiết số ngày phép của nhân viên theo qui định, tình hình thực hiện nghỉ phép trong năm
    • Cho phép khai báo thêm số phép phát sinh ngoài các ngày phép định mức (nghỉ ma chay, cưới hỏi…)
    • Cho phép khai báo số phép cộng thêm cho bộ phận, nhân viên trong trường hợp làm việc tại môi trường độc hại, công tác dài ngày…
    • Cho phép đăng ký nghỉ phép, duyệt nghỉ phép, thông báo số ngày phép còn lại qua tin nhắn (SMS)
    • Theo dõi, cập nhật số dư ngày phép, ngày giới hạn sử dụng phép còn lại từ năm trước chuyển sang
    • Kết chuyển số dư phép sang năm sau.

 

• Quản lý tính lương
  • Phần mềm HRM giúp doanh nghiệp tự động hóa trong quy trình tính lương. Giảm thiểu được thời gian tính lương, thuế, bảo hiểm cho nhân viên hàng tháng.
  • Khi sử dụng phần mềm nhà quản lý sẽ dễ dàng tính lương cho từng nhân viên theo mức lương cụ thể của từng người.
  • Tính lương theo ca làm, sản phẩm, lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày.
  • Tự động tính thuế TNCN, các khoản phạt, thưởng cho từng nhân viên. Theo dõi các khoản lương tạm ứng, phải trả, còn nợ của từng nhân viên.

• Quản lý các quyết định, biên bản, liên quan đến nhân sự
  • Một hoạt động trong công tác quản lý nhân sự đó là quản lý các quyết định
  • Quản lý các quyết định điều động/ phân công/ bổ nhiệm nhân sự từ các nhu cầu điều chuyển công việc của nhân viên các phòng ban. Các thông tin về bộ phận, vị trí công việc mới sẽ được cập nhật tự động vào lý lịch nhân viên

• Quản lý đào tạo
  • Quản lý thông tin chi tiết về các lớp đào tạo, các nhân sự tham gia các lớp đào tạo, chi phí và diễn biến đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo, kết quả học tập của học viên
  • Các thông tin liên quan đến quá trình đào tạo phải được tổng hợp và quản lý chặt chẽ theo từng khóa để phục vụ công tác đánh giá đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác đào tạo.
  • Các khóa đào tạo mà từng nhân viên viên tham gia, sẽ được hệ thống tự động cập nhật vào danh mục hồ sơ nhân viên. Nhân viên đó tham gia khóa học nào, chi phí bao nhiêu, có bị ràng buộc cam kết hợp đồng với công ty.

• Quản lý tuyển dụng
  • Tuyển dụng nhân sự là một trong những hoạt động không thể thiếu của một doanh nghiệp khi có nhu cầu mở rộng quy mô, bổ sung nhân sự còn thiếu hay thay đổi những nhân sự kém chất lượng, …
  • Quản lý chi tiết các thông tin về đợt tuyển dụng, hồ sơ ứng viên, kết quả thi tuyển, phỏng vấn.
  • Theo dõi nhu cầu tuyển dụng từ các bộ phận, phòng ban chi tiết theo từng vị trí công việc.
  • Cho phép khai báo nhanh các thông tin ứng tuyển của ứng viên, kèm theo các thông tin chi tiết như: trình độ học vấn, chứng chỉ, các kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, thông tin sức khỏe...
  • Cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên sau mỗi vòng thi tuyển, phỏng vấn.
  • Lưu trữ chi tiết, đầy đủ các thông tin ứng viên chưa được tuyển để có thể sử dụng cho các lần tuyển dụng tiếp theo, giúp giảm chi phí về tuyển dụng.
  • Cung cấp kịp thời, đầy đủ các báo cáo thống kê, phân tích tình hình tuyển dụng, yêu cầu tuyển dụng…
  • Chuyển đổi toàn bộ thông tin ứng viên sang thông tin nhân viên mới với những hồ sơ trúng tuyển được duyệt.